Google Workspace vs Microsoft 365, nói ngắn gọn: chọn Google Workspace nếu đội của bạn làm việc chủ yếu trên trình duyệt, cần soạn thảo chung theo thời gian thực và muốn quản trị đơn giản. Chọn Microsoft 365 nếu công ty phụ thuộc vào Excel, Word bản cài đặt, cần họp tới 300 người hoặc muốn gói rẻ nhất cho email tên miền. Tại Việt Nam, Microsoft 365 Business Basic có giá 3,50 USD mỗi người mỗi tháng, bằng một nửa Google Workspace Business Starter.
Bài viết so sánh hai bộ công cụ văn phòng theo giá niêm yết cho Việt Nam, dung lượng lưu trữ, họp trực tuyến, AI tích hợp, ưu nhược điểm, kèm checklist chọn, các bước chuyển đổi và những lỗi doanh nghiệp hay gặp. Wunlock không tự dùng thử để chấm điểm; nội dung tổng hợp từ trang giá và tài liệu chính thức của Google và Microsoft. Thông tin cập nhật tháng 10/2026.
Google Workspace và Microsoft 365 là gì?
Google Workspace là bộ công cụ làm việc trên đám mây của Google, gồm Gmail với email tên miền riêng, Google Drive, Docs, Sheets, Slides, Meet, Chat và trợ lý AI Gemini. Mọi thứ chạy trên trình duyệt, tài liệu lưu trực tiếp trên Drive.
Microsoft 365 là bộ phần mềm văn phòng của Microsoft, gồm Outlook và Exchange cho email, OneDrive, SharePoint, Teams, Word, Excel, PowerPoint và Copilot. Tùy gói, bạn dùng bản web và di động hoặc thêm bản cài đặt trên máy tính.
Cả hai đều là phần mềm dạng dịch vụ, trả phí theo người dùng mỗi tháng. Các gói Business của cả hai bên đều giới hạn tối đa 300 người dùng, theo trang giá Google Workspace và trang so sánh gói Microsoft 365.
Về quy mô, Microsoft 365 đã vượt 450 triệu ghế trả phí cho doanh nghiệp trong quý 2 năm tài chính 2026 (Office 365 for IT Pros). Google không công bố số liệu mới hơn mốc 9 triệu tổ chức trả phí từng được báo chí đưa tin (Wikipedia).
Bảng so sánh Google Workspace vs Microsoft 365
| Tiêu chí | Google Workspace | Microsoft 365 Business |
|---|---|---|
| Gói rẻ nhất (trả năm) | Business Starter 7 USD/người/tháng | Business Basic 3,50 USD/người/tháng |
| Gói phổ biến (trả năm) | Business Standard 14 USD | Business Standard 11,20 USD |
| Gói cao (trả năm) | Business Plus 22 USD | Business Premium 22 USD |
| Lưu trữ | 30 GB, 2 TB, 5 TB mỗi người, dùng chung cho email và Drive | 1 TB OneDrive mỗi người, hộp thư riêng 100 GB |
| Họp trực tuyến | 100, 150, 500 người theo gói | Tối đa 300 người với gói có Teams |
| Ứng dụng cài trên máy tính | Không, làm việc trên trình duyệt | Có từ gói Business Standard |
| AI tích hợp | Gemini có sẵn, Starter chỉ trong Gmail | Copilot Chat ở mọi gói, Copilot đầy đủ là gói thêm |
| Dùng thử | 14 ngày | 1 tháng, cần thẻ tín dụng |
| Tối đa người dùng gói Business | 300 | 300 |
Nguồn: Google Workspace Pricing, Google Workspace Help, Microsoft 365 Việt Nam, Microsoft 365 so sánh gói, tính đến tháng 10/2026. Giá chưa gồm thuế và có thể thay đổi, hãy kiểm tra lại trước khi mua.
Bảng giá Google Workspace 2026
Tính đến tháng 10/2026, trang giá Google Workspace cho người dùng Việt Nam niêm yết bằng USD, cùng mức với thị trường quốc tế (Google Workspace tiếng Việt). Google có hai hình thức thanh toán (Google Workspace Help):
| Gói | Gói năm (mỗi người/tháng) | Gói linh hoạt (mỗi người/tháng) | Lưu trữ mỗi người | Họp tối đa |
|---|---|---|---|---|
| Business Starter | 7 USD | 8,40 USD | 30 GB | 100 người |
| Business Standard | 14 USD | 16,80 USD | 2 TB | 150 người |
| Business Plus | 22 USD | 26,40 USD | 5 TB | 500 người |
| Enterprise | Liên hệ | Liên hệ | 5 TB, có thể xin thêm | 1.000 người |
Hai điểm cần biết khi tìm hiểu Google Workspace giá:
- Gói năm rẻ hơn nhưng khó giảm người dùng. Với gói năm, bạn thêm giấy phép bất cứ lúc nào nhưng chỉ giảm được khi gia hạn; hủy sớm vẫn phải trả phần còn lại của hợp đồng. Gói linh hoạt cho phép thêm bớt người dùng và hủy bất cứ lúc nào.
- Gemini đã nằm trong giá. Từ đầu năm 2025, Google gộp Gemini vào các gói Business và tăng giá Business Standard từ 12 lên 14 USD (9to5Google). Tuy nhiên gói Starter chỉ có Gemini trong Gmail và ứng dụng Gemini, không có trong Docs, Sheets, Drive hay Meet (Google Workspace Pricing).
Trang giá còn hiển thị ưu đãi cho khách hàng mới áp dụng cho 20 người dùng đầu tiên trong 12 tháng; mức giảm thay đổi theo từng đợt nên bạn cần xem lại khi đăng ký.
Microsoft 365 Business giá bao nhiêu?
Microsoft niêm yết giá riêng cho Việt Nam, bằng USD và chưa gồm thuế. Tính đến tháng 10/2026, theo trang chính thức Microsoft 365 Business Basic, Business Standard và Business Premium:
| Gói (có Teams) | Cam kết năm, trả năm | Cam kết năm, trả tháng | Có Copilot Business (trả năm) | Ứng dụng máy tính |
|---|---|---|---|---|
| Business Basic | 3,50 USD | 4,20 USD | Không có gói gộp | Không |
| Business Standard | 11,20 USD | 13,44 USD | 23,50 USD | Có |
| Business Premium | 22 USD | 26,40 USD | 32 USD | Có |
| Apps for business | 10 USD | Không ghi | Không có gói gộp | Có, không có email |
Những điểm cần lưu ý về Microsoft 365 Business giá:
- Giá Việt Nam thấp hơn giá Mỹ ở hai gói đầu. Trên trang Mỹ, Business Basic là 7 USD và Business Standard là 14 USD sau đợt tăng giá từ ngày 1/7/2026, còn Business Premium giữ 22 USD (The Register).
- Copilot đầy đủ là khoản riêng. Mọi gói có Copilot Chat; muốn Copilot trong Word, Excel, Outlook và Teams, bạn mua gói gộp hoặc thêm Copilot Business 18 USD mỗi người mỗi tháng (Microsoft 365 Việt Nam).
- Hộp thư lớn hơn. Từ ngày 1/7/2026, hộp thư chính của các gói Business tăng từ 50 GB lên 100 GB mỗi người (Microsoft).
- Có bản không kèm Teams với giá thấp hơn, ví dụ Business Basic không Teams 2,70 USD, phù hợp nếu công ty đã dùng công cụ họp khác.
Chi phí ước tính cho 20 người dùng
Phép tính dưới đây chỉ nhân giá niêm yết trả năm với 20 người trong 12 tháng, chưa gồm thuế và ưu đãi:
| Gói | Giá mỗi người/tháng | Tổng 20 người/năm |
|---|---|---|
| Microsoft 365 Business Basic | 3,50 USD | 840 USD |
| Google Workspace Business Starter | 7 USD | 1.680 USD |
| Microsoft 365 Business Standard | 11,20 USD | 2.688 USD |
| Google Workspace Business Standard | 14 USD | 3.360 USD |
| Google Workspace Business Plus | 22 USD | 5.280 USD |
| Microsoft 365 Business Premium | 22 USD | 5.280 USD |
Ở mức gói phổ biến, Microsoft 365 rẻ hơn Google Workspace khi mua theo giá Việt Nam. Tuy vậy, chênh lệch giá thường nhỏ hơn chi phí chuyển đổi và thời gian nhân viên làm quen, nên đừng chọn chỉ vì giá. Xem thêm cách tính tổng chi phí trong bài chi phí triển khai chuyển đổi số.
Email tên miền doanh nghiệp: Gmail hay Outlook
Đây là lý do phần lớn doanh nghiệp Việt mua một trong hai bộ. Email tên miền doanh nghiệp (dạng ten@congty.vn) có ở mọi gói Business của cả Google và Microsoft, trừ Microsoft 365 Apps for business.
- Google Workspace: dùng giao diện Gmail quen thuộc. Dung lượng email dùng chung với Drive, nên gói Starter 30 GB có thể đầy nhanh nếu nhân viên lưu nhiều tệp đính kèm.
- Microsoft 365: dùng Outlook và Exchange, hộp thư riêng 100 GB, tách khỏi 1 TB OneDrive. Hợp với bộ phận kế toán, kinh doanh nhận nhiều email có tệp đính kèm lớn.
Dù chọn bên nào, bạn cần cấu hình bản ghi SPF, DKIM và DMARC cho tên miền để email không rơi vào thư rác và khó bị giả mạo. Đọc hướng dẫn trong bài DMARC là gì.
AI tích hợp: Gemini và Copilot
Cả hai bên đều đưa AI vào bộ văn phòng, nhưng cách tính phí khác nhau:
- Gemini có sẵn từ Business Standard trở lên trong Gmail, Docs, Sheets, Slides, Drive, Meet và Chat, không tính thêm. Tiếng Việt được hỗ trợ trong bảng điều khiển bên Gemini của Gmail và Docs, nhưng tính năng “Help me write” và ghi chú cuộc họp trong Meet chưa hỗ trợ tiếng Việt (Google Workspace Help).
- Copilot Chat có ở mọi gói Microsoft 365. Copilot đầy đủ trong ứng dụng cần trả thêm, nhưng tiếng Việt nằm trong danh sách ngôn ngữ được hỗ trợ (Microsoft Support).
Nếu AI là ưu tiên và ngân sách hạn chế, Google Business Standard cho AI trong ứng dụng ở mức 14 USD, còn Microsoft cần 23,50 USD cho gói Standard có Copilot. Xem thêm các lựa chọn khác trong bài công cụ AI cho doanh nghiệp Việt Nam.
Ưu điểm và nhược điểm của từng bộ
Google Workspace
Ưu điểm:
- Soạn thảo chung theo thời gian thực mượt, không lo lệch phiên bản tệp.
- Quản trị đơn giản, phù hợp công ty không có người làm IT riêng.
- Gemini có trong giá gói Standard, không phải mua thêm.
- Dùng thử 14 ngày, gói linh hoạt hủy được bất cứ lúc nào.
Nhược điểm:
- Không có ứng dụng văn phòng cài trên máy tính; Excel nâng cao, macro VBA không chạy trên Sheets.
- Gói Starter chỉ 30 GB dùng chung, họp tối đa 100 người.
- Đối tác, cơ quan gửi tệp Word, Excel định dạng phức tạp có thể bị lệch khi mở trên Docs, Sheets.
Microsoft 365
Ưu điểm:
- Word, Excel, PowerPoint bản cài đặt, tương thích với phần lớn mẫu biểu kế toán, hồ sơ thầu.
- Giá Việt Nam thấp: Business Basic 3,50 USD, Business Standard 11,20 USD.
- Họp Teams tối đa 300 người ở mọi gói có Teams; hộp thư 100 GB tách khỏi OneDrive.
- Business Premium có thêm công cụ bảo mật và quản lý thiết bị.
Nhược điểm:
- Nhiều thành phần (Outlook, Teams, SharePoint, OneDrive) nên quản trị và đào tạo phức tạp hơn.
- Copilot đầy đủ tính phí riêng, làm tổng chi phí tăng nhanh.
- Gói năm gia hạn tự động; dùng thử cần thẻ tín dụng và tự chuyển sang trả phí nếu không hủy.
Nên chọn Google Workspace hay Microsoft 365?
| Tình huống của doanh nghiệp | Nên chọn |
|---|---|
| Chỉ cần email tên miền, ngân sách thấp nhất | Microsoft 365 Business Basic |
| Đội trẻ, làm việc trên trình duyệt, soạn tài liệu chung nhiều | Google Workspace Business Standard |
| Kế toán, tài chính dùng Excel, macro, mẫu biểu Word | Microsoft 365 Business Standard |
| Muốn AI trong ứng dụng mà không mua thêm | Google Workspace Business Standard |
| Thường họp, đào tạo trực tuyến trên 150 người | Microsoft 365 (Teams 300 người) hoặc Google Business Plus |
| Cần quản lý thiết bị và bảo mật nâng cao | Microsoft 365 Business Premium hoặc Google Business Plus |
Nhiều doanh nghiệp không cần chọn tuyệt đối: dùng một bộ làm nền email và lưu trữ, mua thêm vài giấy phép Microsoft 365 Apps for business (10 USD) cho người cần Excel bản cài đặt.
Checklist chọn bộ công cụ văn phòng
Các bước triển khai hoặc chuyển đổi
- Đăng ký dùng thử trên trang chính thức Google Workspace (14 ngày) hoặc Microsoft 365 (1 tháng).
- Xác minh tên miền bằng bản ghi TXT tại nhà cung cấp tên miền.
- Tạo tài khoản người dùng và nhóm (kế toán, kinh doanh, nhân sự), bật xác minh hai bước cho tất cả.
- Chuyển dữ liệu email cũ bằng công cụ di chuyển của nhà cung cấp hoặc nhờ đối tác triển khai, làm thử với vài hộp thư trước.
- Đổi bản ghi MX sang hệ thống mới vào thời điểm ít email, giữ hệ thống cũ chạy song song vài ngày.
- Cấu hình SPF, DKIM, DMARC để bảo vệ tên miền.
- Chuyển tệp lên Drive hoặc OneDrive, SharePoint, phân quyền theo phòng ban thay vì chia sẻ từng tệp.
- Đào tạo nhân viên về chia sẻ tệp, lịch họp và quy định dùng AI, sau đó mới hủy dịch vụ cũ.
Nếu đây là một phần của kế hoạch lớn hơn, hãy đặt nó vào lộ trình chuyển đổi số cho SME để tránh mua trùng công cụ.
Sai lầm thường gặp khi chọn
- So giá Mỹ thay vì giá Việt Nam. Giá Microsoft 365 trên trang Việt Nam thấp hơn trang Mỹ ở gói Basic và Standard; so sánh sai thị trường dẫn tới kết luận sai.
- Chọn gói rẻ nhất rồi thiếu dung lượng. Google Starter 30 GB dùng chung cho email và Drive dễ đầy sau một hai năm.
- Ký gói năm khi nhân sự còn biến động. Gói năm không giảm được giấy phép trước khi gia hạn.
- Quên hủy dùng thử. Dùng thử Microsoft 365 tự chuyển sang trả phí nếu không hủy.
- Không cấu hình DMARC. Email tên miền mới dễ bị đánh dấu thư rác hoặc bị giả mạo.
- Mua Copilot cho toàn bộ nhân viên ngay từ đầu. Nên mua cho vài người dùng nhiều trước, đo hiệu quả rồi mới mở rộng.
- Để tài khoản quản trị dùng chung một mật khẩu. Tài khoản quản trị cần xác minh hai bước và ít nhất hai người nắm quyền.
FAQ: Câu hỏi thường gặp về Google Workspace vs Microsoft 365
Google Workspace giá bao nhiêu tại Việt Nam?
Tính đến tháng 10/2026, Google Workspace niêm yết bằng USD cho Việt Nam: Business Starter 7 USD, Business Standard 14 USD, Business Plus 22 USD mỗi người mỗi tháng với gói năm. Gói linh hoạt cao hơn khoảng 20%, lần lượt 8,40, 16,80 và 26,40 USD.
Microsoft 365 Business giá bao nhiêu tại Việt Nam?
Theo trang Microsoft Việt Nam tháng 10/2026, giá trả năm mỗi người mỗi tháng là Business Basic 3,50 USD, Business Standard 11,20 USD và Business Premium 22 USD, chưa gồm thuế. Gói Standard có Copilot Business là 23,50 USD.
Bộ nào rẻ hơn cho email tên miền doanh nghiệp?
Microsoft 365 Business Basic rẻ hơn: 3,50 USD so với 7 USD của Google Workspace Business Starter. Business Basic còn có hộp thư 100 GB và 1 TB OneDrive, nhưng chỉ dùng Word, Excel bản web và di động.
Có thể dùng Excel, Word trên Google Workspace không?
Có thể mở và sửa tệp Word, Excel trên Google Docs và Sheets, nhưng định dạng phức tạp và macro VBA có thể không hoạt động. Nếu một số người cần Excel bản cài đặt, có thể mua thêm Microsoft 365 Apps for business 10 USD mỗi người mỗi tháng cho riêng họ.
Gemini và Copilot có hỗ trợ tiếng Việt không?
Copilot của Microsoft 365 có tiếng Việt trong danh sách ngôn ngữ hỗ trợ. Gemini hỗ trợ tiếng Việt ở bảng điều khiển bên trong Gmail và Docs, nhưng tính năng “Help me write” và ghi chú cuộc họp Meet chưa hỗ trợ tiếng Việt tính đến tháng 10/2026.
Chuyển từ Google Workspace sang Microsoft 365 có mất dữ liệu không?
Không mất nếu làm đúng quy trình: chuyển thử vài hộp thư, chạy song song hai hệ thống, chỉ đổi bản ghi MX khi dữ liệu đã sang đủ và chỉ hủy dịch vụ cũ sau khi kiểm tra. Doanh nghiệp đông người nên nhờ đối tác triển khai của nhà cung cấp.
Dùng thử Google Workspace và Microsoft 365 được bao lâu?
Google Workspace cho dùng thử 14 ngày. Microsoft 365 Business Basic, Standard và Premium cho dùng thử một tháng, cần thẻ tín dụng khi đăng ký và tự chuyển sang trả phí nếu bạn không hủy.
Kết luận
Tóm lại: trong so sánh Google Workspace vs Microsoft 365, không có bộ nào tốt hơn tuyệt đối; hãy chọn theo cách đội của bạn làm việc với tài liệu.
- Google Workspace hợp với đội làm việc trên trình duyệt, cần cộng tác thời gian thực và muốn có Gemini trong giá gói Standard 14 USD.
- Microsoft 365 hợp với công ty dùng Excel, Word nhiều, cần họp 300 người, và có giá Việt Nam thấp hơn ở gói Basic 3,50 USD và Standard 11,20 USD.
- Ưu tiên gói linh hoạt hoặc trả tháng khi nhân sự còn biến động; gói năm chỉ giảm giấy phép khi gia hạn.
- Dùng thử với một nhóm nhỏ, cấu hình SPF, DKIM, DMARC và chuyển đổi theo từng bước để không gián đoạn email.
