Chữ ký số và chữ ký điện tử khác nhau như thế nào? Chữ ký điện tử là khái niệm rộng, gồm mọi chữ ký dạng dữ liệu điện tử dùng để xác nhận người ký. Chữ ký số là một loại chữ ký điện tử dùng thuật toán khóa công khai và được chứng thư chữ ký số bảo đảm. Theo Luật Giao dịch điện tử 2023, chữ ký số có giá trị tương đương chữ ký tay trên giấy.
Bài viết so sánh hai loại chữ ký theo luật hiện hành, thời hạn chứng thư, chữ ký số từ xa, tính hợp pháp của hợp đồng điện tử và cách doanh nghiệp chọn loại chữ ký phù hợp. Thông tin cập nhật tháng 10/2026.
Khung pháp lý về chữ ký điện tử năm 2026
Tính đến tháng 10/2026, doanh nghiệp cần nắm ba văn bản:
- Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15: hiệu lực từ 01/7/2024 (Điều 52), thay Luật Giao dịch điện tử 2005.
- Nghị định 23/2025/NĐ-CP: về chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy, hiệu lực từ 10/4/2025, thay Nghị định 130/2018 và 48/2024 (LuatVietnam).
- Bộ luật Dân sự 2015, Điều 119: giao dịch qua phương tiện điện tử dưới dạng thông điệp dữ liệu được coi là giao dịch bằng văn bản.
Đến hết tháng 8/2026, cả nước có hơn 33,6 triệu chứng thư chữ ký số, tương đương 48,65% dân số trưởng thành, tăng từ 38,2% cuối năm 2025 (Báo Pháp luật Việt Nam).
Chữ ký điện tử là gì?
Theo khoản 11 Điều 3 Luật Giao dịch điện tử 2023, chữ ký điện tử là chữ ký tạo lập dưới dạng dữ liệu điện tử, gắn liền hoặc kết hợp logic với thông điệp dữ liệu, dùng để xác nhận chủ thể ký và khẳng định sự chấp thuận của chủ thể đó (Luật Giao dịch điện tử 2023).
Định nghĩa trung lập về công nghệ, nên các hình thức sau đều có thể là chữ ký điện tử: mã OTP xác nhận giao dịch, nút “Đồng ý” trên website, chữ ký vẽ trên màn hình cảm ứng, ảnh chữ ký chèn vào PDF và chữ ký số.
Điều 22 chia chữ ký điện tử theo phạm vi sử dụng thành chữ ký điện tử chuyên dùng (cơ quan, tổ chức tự tạo lập cho hoạt động của mình), chữ ký số công cộng và chữ ký số chuyên dùng công vụ (Điều 22).
Chữ ký số là gì?
Khoản 12 Điều 3 định nghĩa chữ ký số là chữ ký điện tử sử dụng thuật toán khóa không đối xứng: khóa bí mật để ký, khóa công khai để kiểm tra. Chữ ký số bảo đảm tính xác thực, toàn vẹn, chống chối bỏ, nhưng không bảo đảm tính bí mật của thông điệp dữ liệu.
Khi bạn ký số một file PDF, phần mềm tính giá trị băm của nội dung, khóa bí mật mã hóa giá trị đó thành chữ ký. Người nhận dùng khóa công khai trong chứng thư để kiểm tra; file bị sửa dù một ký tự, chữ ký sẽ báo không hợp lệ.
Theo khoản 3 Điều 22, chữ ký số phải được chứng thư chữ ký số bảo đảm, mọi thay đổi sau thời điểm ký đều phát hiện được, và dữ liệu tạo chữ ký chỉ do người ký kiểm soát khi ký. Chứng thư chữ ký số do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số công cộng cấp, xác nhận khóa công khai thuộc về ai.
Chữ ký số và chữ ký điện tử khác nhau như thế nào?
Mọi chữ ký số đều là chữ ký điện tử, nhưng không phải chữ ký điện tử nào cũng là chữ ký số. Bảng tổng hợp từ Luật Giao dịch điện tử 2023:
| Tiêu chí | Chữ ký điện tử thông thường | Chữ ký số |
|---|---|---|
| Phạm vi | Khái niệm rộng | Một loại chữ ký điện tử |
| Công nghệ | OTP, nút đồng ý, ảnh chữ ký… | Khóa bí mật, khóa công khai |
| Chứng thư | Không bắt buộc | Bắt buộc chứng thư hợp lệ |
| Phát hiện sửa đổi sau khi ký | Thường không có | Có, theo luật định |
| Giá trị pháp lý | Không bị phủ nhận chỉ vì ở dạng điện tử (khoản 1 Điều 23) | Tương đương chữ ký tay trên giấy (khoản 2 Điều 23) |
| Xác nhận của tổ chức | Không | Chữ ký số của tổ chức đáp ứng yêu cầu xác nhận (khoản 3 Điều 23) |
| Dùng cho | Đơn hàng nhỏ, điều khoản dịch vụ | Thuế, hóa đơn, hợp đồng lao động điện tử, hợp đồng lớn |
Giá trị pháp lý theo Điều 23
Điều 23 Luật Giao dịch điện tử 2023 chia ba tầng (Luật Giao dịch điện tử 2023):
- Chữ ký điện tử không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì ở dạng điện tử.
- Chữ ký điện tử chuyên dùng bảo đảm an toàn hoặc chữ ký số có giá trị tương đương chữ ký của cá nhân đó trên văn bản giấy.
- Khi luật yêu cầu văn bản phải được tổ chức xác nhận, chữ ký số của tổ chức đó đáp ứng yêu cầu này.
Hệ quả: chữ ký OTP vẫn có giá trị, nhưng khi tranh chấp bạn phải tự chứng minh ai đã ký và nội dung không bị sửa bằng nhật ký hệ thống, email. Với chữ ký số, gánh nặng chứng minh nhẹ hơn nhiều.
Văn bản cần chữ ký số
- Hóa đơn điện tử: theo Phụ lục Nghị định 254/2026/NĐ-CP, người bán là doanh nghiệp, tổ chức ký bằng chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức (Thư Viện Pháp Luật). Xem thêm hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
- Hợp đồng lao động điện tử: Nghị định 337/2025/NĐ-CP yêu cầu người sử dụng lao động có chữ ký số và dùng dịch vụ cấp dấu thời gian (khoản 2 Điều 6) (VOH).
Chữ ký số có thời hạn bao lâu?
Theo Điều 7 Nghị định 23/2025/NĐ-CP (Thư Viện Pháp Luật):
| Loại chứng thư | Thời hạn |
|---|---|
| Chứng thư chữ ký số công cộng cấp cho thuê bao | Tối đa 3 năm |
| Chứng thư chữ ký điện tử chuyên dùng | 10 năm |
| Chứng thư cấp cho tổ chức chứng thực chữ ký số công cộng | Tối đa 10 năm |
| Chứng thư gốc của tổ chức chứng thực điện tử quốc gia | 25 năm |
Với doanh nghiệp, con số cần nhớ là tối đa 3 năm. Hết hạn mà chưa gia hạn thì không ký được tờ khai thuế, hóa đơn hay hợp đồng.
Điều 15 Nghị định 23/2025 yêu cầu người ký kiểm tra trạng thái chứng thư trên hệ thống của tổ chức cấp và hệ thống dịch vụ tin cậy quốc gia trước khi ký, chỉ ký khi cả hai đều hợp lệ (Nghị định 23/2025). Phần mềm ký số đạt chuẩn thường tự làm bước này.
Chữ ký số từ xa là gì?
Điều 26 Nghị định 23/2025 nêu ba mô hình chứng thực chữ ký số công cộng (Điều 26):
| Mô hình | Khóa bí mật ở đâu | Phù hợp khi |
|---|---|---|
| USB token | Thiết bị phần cứng người dùng giữ | Kế toán ký trên một máy cố định |
| Ký trên thiết bị di động | Điện thoại của người dùng | Cá nhân ký ít, cần nhanh |
| Ký số từ xa | Tổ chức cung cấp dịch vụ lưu an toàn | Lãnh đạo ký ở nhiều nơi, qua phần mềm hợp đồng điện tử |
Chữ ký số từ xa là mô hình khóa bí mật do tổ chức cung cấp dịch vụ lưu giữ bằng phương thức an toàn (khoản 4 Điều 37 Nghị định 23/2025, Điều 37). Bạn xác thực qua ứng dụng của nhà cung cấp trên điện thoại để ký, không cần cắm thiết bị.
VNPT được cấp phép dịch vụ ký số từ xa năm 2021 (Báo Văn hóa); MySign của Viettel được cấp phép năm 2022, dùng xác thực hai lớp theo tiêu chuẩn eIDAS (VOV).
Ưu điểm là ký mọi lúc, dễ tích hợp với phần mềm hợp đồng, hóa đơn. Nhược điểm là phụ thuộc điện thoại: mất máy hoặc bị chiếm tài khoản là rủi ro, nên bảo vệ bằng khóa màn hình mạnh và passkey hoặc xác thực hai lớp.
Ký hợp đồng điện tử có hợp pháp không?
Có, nếu hợp đồng đáp ứng điều kiện chung (chủ thể có năng lực, tự nguyện, nội dung không trái luật) và luật chuyên ngành không cấm hình thức điện tử. Căn cứ:
- Điều 119 Bộ luật Dân sự 2015: giao dịch qua thông điệp dữ liệu được coi là giao dịch bằng văn bản.
- Luật Giao dịch điện tử 2023: đề nghị và chấp nhận giao kết hợp đồng thực hiện qua thông điệp dữ liệu, trừ khi các bên thỏa thuận khác (khoản 2 Điều 35); hợp đồng hình thành qua hệ thống tự động không bị phủ nhận giá trị chỉ vì không có người kiểm tra từng hành động (Điều 34).
- Điều 14 Bộ luật Lao động 2019: hợp đồng lao động giao kết qua phương tiện điện tử có giá trị như hợp đồng bằng văn bản (Thư Viện Pháp Luật).
Điều 1 Luật Giao dịch điện tử 2023 quy định: nếu luật khác cấm thực hiện giao dịch bằng phương tiện điện tử thì áp dụng luật đó. Giao dịch cần công chứng, đăng ký theo luật chuyên ngành cần kiểm tra thêm.
Hợp đồng lao động điện tử từ 2026
Nghị định 337/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/01/2026; Nền tảng hợp đồng lao động điện tử phải vận hành chậm nhất 01/7/2026 (Thư Viện Pháp Luật). Hình thức điện tử không bắt buộc. Nếu chọn, hợp đồng có hiệu lực khi bên sau cùng ký số, và nhà cung cấp eContract gửi hợp đồng lên Nền tảng trong 24 giờ để được cấp mã định danh.
Cách chọn và triển khai chữ ký cho doanh nghiệp
Checklist chọn chữ ký phù hợp
Nguyên tắc: xác nhận đơn hàng nhỏ, điều khoản dịch vụ dùng OTP là đủ nếu hệ thống lưu nhật ký; hợp đồng mua bán, lao động, hóa đơn và văn bản nộp cơ quan nhà nước dùng chữ ký số.
Các bước triển khai ký hợp đồng bằng chữ ký số
- Chọn nhà cung cấp chứng thực chữ ký số công cộng. Cổng rootca.gov.vn của Trung tâm Chứng thực điện tử quốc gia hiện liệt kê 26 CA công cộng, như VNPT-CA, Viettel-CA, FPT-CA, MISA-CA, BkavCA.
- Chọn mô hình: USB token, ký trên di động hoặc ký số từ xa.
- Đăng ký chứng thư cho tổ chức và người đại diện với giấy tờ pháp lý doanh nghiệp. Doanh nghiệp có tài khoản định danh điện tử sẽ thuận lợi hơn khi xác minh.
- Cài phần mềm ký số đạt chuẩn hoặc dùng nền tảng hợp đồng điện tử có ký số, dấu thời gian.
- Ký thử một file mẫu, mở bằng phần mềm đọc PDF để xem chữ ký hợp lệ, đúng tên tổ chức, còn hạn.
- Ban hành quy chế nội bộ: ai ký văn bản nào, lưu bản gốc điện tử ra sao, xử lý khi mất token hoặc điện thoại.
- Lưu hợp đồng ở dạng điện tử gốc, không chỉ bản in, để còn kiểm tra chữ ký khi tranh chấp.
Ký số nên nằm trong lộ trình chuyển đổi số chung, gắn với phần mềm kế toán, hóa đơn và nhân sự.
Sai lầm thường gặp khi dùng chữ ký điện tử
- Coi ảnh chữ ký quét là chữ ký số. Ảnh chữ ký trong PDF không có chứng thư, không phát hiện được sửa đổi.
- Để chứng thư hết hạn, làm gián đoạn nộp tờ khai và xuất hóa đơn.
- Dùng chung token và mã PIN. Ai cầm token ký thì doanh nghiệp vẫn chịu trách nhiệm như người đứng tên đã ký.
- Chỉ lưu bản in hợp đồng điện tử. Bản in mất khả năng kiểm tra chữ ký số.
- Nghĩ chữ ký số giữ bí mật tài liệu. Luật nói rõ chữ ký số không bảo đảm tính bí mật; cần mã hóa riêng.
- Không kiểm tra chữ ký của đối tác xem chứng thư còn hạn, đúng tên tổ chức hay không.
FAQ: Câu hỏi thường gặp về chữ ký số và chữ ký điện tử
Chữ ký số và chữ ký điện tử khác nhau như thế nào?
Chữ ký điện tử là khái niệm rộng, gồm OTP, nút đồng ý, ảnh chữ ký và chữ ký số. Chữ ký số là loại chữ ký điện tử dùng khóa bí mật, khóa công khai, có chứng thư và có giá trị tương đương chữ ký tay theo Điều 23 Luật Giao dịch điện tử 2023.
Chữ ký số có thời hạn bao lâu?
Chứng thư chữ ký số công cộng cấp cho doanh nghiệp, cá nhân có thời hạn tối đa 3 năm theo Điều 7 Nghị định 23/2025/NĐ-CP.
Ký hợp đồng điện tử có hợp pháp không?
Có. Bộ luật Dân sự 2015 coi giao dịch qua thông điệp dữ liệu là giao dịch bằng văn bản và Luật Giao dịch điện tử 2023 công nhận hợp đồng điện tử, trừ trường hợp luật chuyên ngành cấm hình thức điện tử.
Chữ ký số từ xa là gì?
Là mô hình ký số trong đó tổ chức cung cấp dịch vụ lưu khóa bí mật an toàn, người dùng xác thực qua ứng dụng điện thoại để ký mà không cần USB token.
Chữ ký bằng OTP có giá trị pháp lý không?
Có, OTP là một dạng chữ ký điện tử. Khi tranh chấp, bên dựa vào OTP cần nhật ký hệ thống để chứng minh người ký và nội dung không bị thay đổi.
Ảnh chụp chữ ký dán vào PDF có phải chữ ký số không?
Không. Đó chỉ là chữ ký điện tử thông thường, không có chứng thư chữ ký số.
Kết luận
Tóm lại: chữ ký số là loại chữ ký điện tử có mức bảo đảm cao nhất, được luật công nhận tương đương chữ ký tay; chữ ký điện tử thông thường vẫn hợp lệ nhưng yếu hơn khi tranh chấp.
- Dùng chữ ký số cho hóa đơn, thuế, hợp đồng lao động điện tử và hợp đồng quan trọng.
- Chứng thư công cộng có hạn tối đa 3 năm, cần lịch nhắc gia hạn.
- Ký số từ xa tiện ký mọi nơi, nhưng phải bảo vệ điện thoại và tài khoản xác thực.
Bài viết mang tính tham khảo, không thay thế tư vấn pháp lý. Hãy đối chiếu văn bản gốc hoặc hỏi chuyên gia trước khi áp dụng.
