Phần mềm quản lý khách hàng miễn phí đáng cân nhắc năm 2026 gồm 6 gói CRM free dùng lâu dài: HubSpot CRM Free, Zoho CRM Free Edition, Bigin by Zoho CRM, Bitrix24 Free, Capsule CRM Free và EngageBay Free. Khác biệt lớn nhất nằm ở số người dùng và số liên hệ: Bitrix24 không giới hạn người dùng, EngageBay cho 15 người, HubSpot cho 2 người với 1.000 liên hệ. Không gói nào hợp với mọi doanh nghiệp, nên chọn theo quy mô đội bán hàng và việc bạn cần làm hằng ngày.
Bài viết này chỉ xét gói miễn phí vĩnh viễn, không xét bản dùng thử có thời hạn. Mỗi giới hạn được đối chiếu trên trang giá hoặc trang trợ giúp chính thức của từng hãng, kèm hướng dẫn chọn, các bước bắt đầu và những sai lầm thường gặp. Nếu bạn đang so sánh các gói trả phí, hãy xem bài Top 7 phần mềm CRM cho SME Việt Nam. Thông tin cập nhật tháng 10/2026.
Phần mềm quản lý khách hàng miễn phí là gì?
Phần mềm quản lý khách hàng miễn phí là phần mềm CRM (Customer Relationship Management) có một gói dùng không mất phí và không có ngày hết hạn, cho phép lưu thông tin khách hàng, theo dõi cơ hội bán hàng (deal), giao việc nhắc chăm sóc và xem báo cáo cơ bản. Nhà cung cấp kiếm tiền khi bạn cần thêm người dùng, thêm dung lượng hoặc tính năng nâng cao.
Nếu bạn chưa rõ CRM khác Excel ở điểm nào, đọc trước bài CRM là gì. Lưu ý: gói miễn phí khác bản dùng thử (free trial), vốn chỉ miễn phí 14 đến 30 ngày rồi phải trả phí, và khác CRM mã nguồn mở, vốn cần tự trả máy chủ và công vận hành. Bài này chỉ xét gói miễn phí trên đám mây.
Tiêu chí chọn 6 gói CRM miễn phí
Danh sách lập từ thông tin công khai của nhà cung cấp, không phải từ thử nghiệm của Wunlock. Một gói được đưa vào khi đủ bốn điều kiện:
- Miễn phí lâu dài, không phải bản dùng thử hết hạn.
- Chạy trên đám mây, đăng ký là dùng, không cần tự cài máy chủ.
- Có chức năng CRM cốt lõi: lưu liên hệ, theo dõi deal theo pipeline, giao việc nhắc chăm sóc.
- Giới hạn được công bố rõ trên trang giá hoặc trang trợ giúp chính thức để bạn biết trước mình được gì.
Thứ tự trong danh sách không phải xếp hạng chất lượng.
Bảng so sánh 6 phần mềm quản lý khách hàng miễn phí
Giới hạn tính đến tháng 10/2026, lấy từ trang chính thức của từng hãng (link nguồn ở phần chi tiết bên dưới).
| CRM miễn phí | Người dùng tối đa | Liên hệ / bản ghi | Pipeline | Điểm mạnh | Hạn chế chính |
|---|---|---|---|---|---|
| HubSpot CRM Free | 2 | 1.000 liên hệ | Không ghi giới hạn | Không hết hạn, không cần thẻ, hệ sinh thái lớn | Logo HubSpot trên email, chat, link đặt lịch |
| Zoho CRM Free Edition | 3 | Khoảng 5.000 bản ghi liên hệ theo trang hướng dẫn | Nhiều pipeline từ gói Standard | Có workflow tự động, 5.000 API call mỗi ngày | Không có tích hợp email, gọi điện tích hợp |
| Bigin by Zoho CRM | 1 | 500 bản ghi (gồm cả hoạt động, ghi chú) | 1 | Gọi điện, web form, quét danh thiếp | Chỉ 1 người, không có trường tùy chỉnh |
| Bitrix24 Free | Không giới hạn | Không ghi giới hạn, 5 GB lưu trữ | CRM cơ bản | Kèm công việc, lịch, chat, họp video | Không có tổng đài và ứng dụng Market |
| Capsule CRM Free | 2 | 250 liên hệ | 1 | Giao diện gọn, nối Gmail, Outlook | Ít liên hệ, chỉ 5 trường tùy chỉnh |
| EngageBay Free | 15 | 250 liên hệ | Có deal | Gồm cả email marketing và ticket | 250 liên hệ, 1.000 email có thương hiệu |
Hai cột quan trọng nhất là số người dùng và số liên hệ: đây là hai giới hạn khiến doanh nghiệp phải trả phí sớm nhất.
Chi tiết 6 gói CRM miễn phí
1. HubSpot CRM Free
HubSpot là CRM miễn phí được nhắc đến nhiều nhất. Theo trang HubSpot CRM, bản miễn phí dùng cho tối đa 2 người dùng, 1.000 liên hệ, “100% free with no expiration date” (miễn phí hoàn toàn, không có ngày hết hạn) và không cần thẻ tín dụng.
Theo trang giá Sales Hub, bản Free có các giới hạn sau:
- Tối đa 3 mẫu email và 3 đoạn văn bản mẫu (snippet) mỗi tài khoản.
- 1 link đặt lịch họp cá nhân, có logo HubSpot.
- 10 dashboard, mỗi dashboard 50 báo cáo.
- Logo HubSpot xuất hiện trên email 1-1, live chat và trang đặt lịch.
Ưu điểm: không giới hạn thời gian, giao diện trực quan, nâng cấp dần lên các Hub marketing, chăm sóc khách hàng trên cùng nền tảng.
Hạn chế: chỉ 2 người dùng, 1.000 liên hệ; giao diện chưa có tiếng Việt; giá tăng nhanh ở các gói trả phí cao.
Phù hợp: chủ doanh nghiệp và 1 trợ lý bán hàng, cần nền tảng có thể lớn dần. Hướng dẫn cài đặt chi tiết có trong bài HubSpot CRM miễn phí từ A đến Z.
2. Zoho CRM Free Edition
Zoho CRM ghi rõ trên trang giá: “Forever free, for 3 users”, không cần thẻ tín dụng. Bản Free có quản lý liên hệ, lead, nhắc việc, workflow tự động, theo dõi cuộc gọi và cuộc họp, nhập dữ liệu từ bảng tính, báo cáo tiêu chuẩn và ứng dụng di động. Trang giá cũng ghi:
- Tối đa 10 mẫu email tùy chỉnh.
- Xuất dữ liệu tối đa 10 lần.
- 5.000 lượt gọi API mỗi ngày để kết nối ứng dụng khác.
Trang hướng dẫn gói Free của Zoho bổ sung: dung lượng lưu khoảng 5.000 bản ghi liên hệ, 5 quy tắc workflow đang chạy, 150 email mỗi ngày và 1 web form mỗi module. Trang này có chỗ ghi số liệu khác nhau, nên hãy kiểm tra lại sau khi đăng ký.
Ưu điểm: nhiều người dùng hơn HubSpot (3 so với 2), có workflow tự động ngay ở bản Free, API rộng rãi.
Hạn chế: tích hợp email, gọi điện tích hợp, nhiều pipeline và module tùy chỉnh chỉ có từ gói Standard. Giao diện nhiều menu, cần thời gian làm quen.
Phù hợp: đội 2 đến 3 người muốn tự động hoá việc giao lead, nhắc việc mà chưa muốn trả phí.
3. Bigin by Zoho CRM
Bigin là CRM gọn nhẹ của Zoho, thiết kế cho doanh nghiệp rất nhỏ. Gói Free giá 0 USD cho 1 người dùng với:
- 500 bản ghi, tính chung cho pipeline, liên hệ, hoạt động và ghi chú.
- 1 pipeline với các bước tùy chỉnh.
- 3 quy trình tự động và 1 trang đặt lịch hẹn.
- Gọi điện có ghi âm, web form không cần code, quét danh thiếp, ứng dụng di động.
Ưu điểm: dễ dùng hơn Zoho CRM, có gọi điện và quét danh thiếp.
Hạn chế: chỉ 1 người dùng, 500 bản ghi đầy rất nhanh vì tính cả ghi chú và hoạt động. Không có trường tùy chỉnh, email hàng loạt hay pipeline cho nhóm. Gói Express trả phí từ 7 USD mỗi người mỗi tháng khi trả năm.
Phù hợp: chủ cửa hàng hoặc freelancer tự bán hàng, số khách dưới vài trăm.
4. Bitrix24 Free
Bitrix24 khác các CRM còn lại vì là bộ công cụ làm việc chung, CRM chỉ là một phần. Theo trang trợ giúp chính thức của Bitrix24 cập nhật tháng 10/2026, gói Free hỗ trợ không giới hạn số người dùng. Trang giá liệt kê cho gói Free:
- CRM cơ bản: deal và liên hệ.
- Quản lý công việc dạng Kanban và Gantt.
- Lịch dùng chung, chat và gọi video.
- 5 GB dung lượng lưu trữ.
Phần câu hỏi thường gặp trên trang giá ghi rõ tổng đài (telephony) và ứng dụng từ Bitrix24 Market chỉ có ở gói trả phí. Bitrix24 có trang tiếng Việt với tài liệu và blog bằng tiếng Việt.
Ưu điểm: cả công ty dùng chung, gom CRM, giao việc và chat nội bộ.
Hạn chế: CRM ở bản Free chỉ ở mức cơ bản, 5 GB lưu trữ dễ hết nếu đính kèm nhiều file. Trang giá có chỗ gợi ý gói Free cho nhóm 1 đến 2 người, nên hãy đọc kỹ điều khoản khi đăng ký.
Phù hợp: doanh nghiệp có nhiều nhân viên cần dùng chung, ưu tiên quản lý công việc nội bộ kèm CRM đơn giản.
5. Capsule CRM Free
Capsule CRM là CRM hướng tới doanh nghiệp nhỏ, tập trung vào giao diện gọn. Gói Free gồm:
- Tối đa 2 người dùng.
- 250 liên hệ.
- 1 pipeline bán hàng, 5 trường tùy chỉnh.
- Gửi email qua tài khoản Gmail hoặc Outlook có sẵn.
Ưu điểm: ít menu, dễ dạy cho nhân viên không rành công nghệ.
Hạn chế: 250 liên hệ là mức thấp nhất trong danh sách. Tính năng AI và tự động hoá chỉ có ở gói trả phí. Gói Starter có dùng thử 14 ngày, trả năm tiết kiệm đến 18%, nhưng trang giá không hiển thị giá cụ thể theo khu vực.
Phù hợp: công ty dịch vụ B2B nhỏ, ít khách nhưng giá trị mỗi hợp đồng lớn.
6. EngageBay Free
EngageBay gom CRM, email marketing và hỗ trợ khách hàng trong một gói. Trang giá ghi gói Free dùng cho 15 người dùng với:
- 250 liên hệ và 1.000 email có gắn thương hiệu EngageBay.
- Liên hệ, công ty, deal, công việc, đặt lịch hẹn, theo dõi email, báo giá.
- 2 chuỗi email tự động, 1 landing page, 10 form và ticket hỗ trợ khách hàng cơ bản.
Ưu điểm: nhiều người dùng, có cả marketing và chăm sóc khách hàng ở bản Free.
Hạn chế: 250 liên hệ nhanh đầy; trang giá có chỗ liệt kê tính năng không nhất quán giữa thẻ giá và bảng so sánh. Gói All-in-One Basic từ 13,79 USD mỗi người mỗi tháng khi trả năm.
Phù hợp: đội nhỏ muốn thử cả email marketing và CRM.
Freshworks và các CRM không vào danh sách
Freshworks không được đưa vào vì chưa thỏa tiêu chí “giới hạn công bố rõ”:
- Freshsales (Freshworks): trang giá Freshworks CRM có nhắc tới gói miễn phí nhưng không công bố số người dùng hay tính năng tính đến tháng 10/2026. Freshworks nổi bật hơn ở bản dùng thử đầy đủ 21 ngày và gói Growth từ 9 USD mỗi người mỗi tháng khi trả năm.
Nếu muốn dùng Freshsales, hãy hỏi trực tiếp Freshworks về giới hạn hiện hành trước khi nhập dữ liệu.
Chọn CRM miễn phí theo nhu cầu
| Tình huống | Gợi ý | Lý do |
|---|---|---|
| Một người tự bán hàng, ít khách | Bigin Free | Gọn, có gọi điện và quét danh thiếp |
| Chủ doanh nghiệp và 1 trợ lý, muốn nền tảng lớn dần | HubSpot CRM Free | 1.000 liên hệ, không hết hạn, nâng cấp dần |
| Đội 3 người cần tự động hoá cơ bản | Zoho CRM Free | 3 người dùng, có workflow |
| Cả công ty cần chung một chỗ làm việc | Bitrix24 Free | Không giới hạn người dùng, kèm giao việc, chat |
| Dịch vụ B2B ít khách, giá trị lớn | Capsule CRM Free | Giao diện gọn, dễ dạy nhân viên |
| Cần thử email marketing kèm CRM | EngageBay Free | 15 người dùng, có email và ticket |
Quy tắc đơn giản: ước tính số liên hệ sau 12 tháng. Nếu vượt xa giới hạn gói Free, chọn gói có giới hạn cao hơn ngay từ đầu để khỏi chuyển dữ liệu lần hai.
Các bước bắt đầu với CRM miễn phí
- Liệt kê dữ liệu đang có. Gom danh sách khách về một file, đếm số liên hệ và số người cần đăng nhập.
- Chọn 2 gói để so sánh theo bảng ở trên, đăng ký cả hai bằng email công ty.
- Làm sạch dữ liệu trước khi nhập: xoá trùng, chuẩn hoá số điện thoại, tách họ tên, thêm cột nguồn khách.
- Nhập một nhóm nhỏ trước, khoảng 50 khách, để xem cách CRM nhận trường dữ liệu. Với HubSpot, bản miễn phí nhận file tối đa 20 MB mỗi lần nhập (HubSpot).
- Dựng pipeline đơn giản với 4 đến 6 bước, ví dụ: mới liên hệ, đã tư vấn, đã báo giá, chốt, mất.
- Đặt quy tắc dùng chung: ai tạo deal, ghi chú sau mỗi cuộc gọi.
- Xem lại sau 30 ngày số liên hệ đã dùng so với giới hạn, việc nào nhân viên còn làm ngoài CRM, rồi quyết định giữ, đổi hoặc nâng cấp.
Checklist trước khi chọn phần mềm quản lý khách hàng miễn phí
Sai lầm thường gặp khi dùng CRM miễn phí
- Nhầm bản dùng thử với gói miễn phí. Nhiều CRM quảng cáo “dùng thử miễn phí” 14 hoặc 21 ngày. Hết hạn, tài khoản bị khoá hoặc phải trả phí ngay.
- Nhập toàn bộ dữ liệu cũ một lần. Danh sách bẩn làm đầy giới hạn liên hệ (250 hoặc 500 bản ghi đi rất nhanh) và khiến nhân viên mất niềm tin vào dữ liệu.
- Dùng chung một tài khoản cho nhiều người. Cách này làm mất dấu ai đã làm gì và có thể vi phạm điều khoản sử dụng.
- Không tính trước chi phí nâng cấp. Khi đội tăng gấp đôi, gói kế tiếp có thể tính theo từng người dùng. Hãy biết trước con số đó.
- Bỏ qua bảo vệ dữ liệu khách hàng. CRM chứa họ tên, số điện thoại, email của khách là dữ liệu cá nhân. Doanh nghiệp vẫn phải tuân thủ Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân có hiệu lực từ 1/1/2026 dù dùng phần mềm miễn phí hay trả phí.
Khi nào nên nâng cấp lên gói trả phí
Nên cân nhắc trả phí khi gặp một trong các dấu hiệu sau:
- Số liên hệ chạm 80% giới hạn của gói Free.
- Cần thêm người dùng vượt mức cho phép.
- Cần nhiều pipeline (ví dụ bán lẻ và dự án riêng), chuỗi email tự động, phân quyền chi tiết.
- Cần bỏ logo nhà cung cấp trên email gửi khách.
Giá gói kế tiếp tính đến tháng 10/2026: Bigin Express 7 USD mỗi người mỗi tháng khi trả năm, EngageBay All-in-One Basic 13,79 USD, HubSpot Starter giá niêm yết 20 USD mỗi ghế. So sánh gói trả phí có trong bài Top 7 CRM nêu ở đầu.
FAQ: Câu hỏi thường gặp về phần mềm quản lý khách hàng miễn phí
CRM miễn phí nào cho nhiều người dùng nhất?
Bitrix24 Free không giới hạn số người dùng theo trang trợ giúp chính thức tháng 10/2026, nhưng CRM chỉ ở mức cơ bản và có 5 GB lưu trữ. EngageBay Free cho 15 người dùng nhưng chỉ 250 liên hệ. Zoho CRM Free cho 3 người dùng.
CRM free cho doanh nghiệp nhỏ có dùng được lâu dài không?
Có, với các gói miễn phí vĩnh viễn như HubSpot CRM Free, Zoho CRM Free, Bigin, Bitrix24, Capsule và EngageBay. Giới hạn nằm ở số người dùng, số liên hệ và tính năng, không phải thời gian. Nhà cung cấp có thể thay đổi điều khoản, nên hãy xuất dữ liệu sao lưu định kỳ.
Phần mềm quản lý khách hàng miễn phí có an toàn không?
An toàn phụ thuộc nhiều vào cách bạn dùng: bật xác thực hai lớp, mỗi nhân viên một tài khoản riêng, thu hồi quyền ngay khi nhân viên nghỉ việc. Doanh nghiệp vẫn có trách nhiệm bảo vệ dữ liệu cá nhân của khách theo luật Việt Nam.
Quản lý khách hàng miễn phí bằng Excel hay CRM tốt hơn?
Excel đủ khi một người quản lý vài chục khách. Khi từ 2 người cùng chăm sóc khách hoặc cần nhắc việc, theo dõi deal, CRM miễn phí tốt hơn vì lưu lịch sử tương tác và báo cáo tự động mà không tốn phí.
Freshworks có CRM miễn phí không?
Trang giá Freshworks CRM có nhắc tới gói miễn phí nhưng không công bố giới hạn người dùng hay tính năng tính đến tháng 10/2026. Freshworks có bản dùng thử đầy đủ 21 ngày; gói Growth từ 9 USD mỗi người mỗi tháng khi trả năm. Hãy hỏi trực tiếp Freshworks trước khi chọn.
Kết luận
Tóm lại: phần mềm quản lý khách hàng miễn phí năm 2026 đủ tốt để doanh nghiệp nhỏ bỏ Excel, miễn là chọn đúng gói theo số người dùng và số liên hệ.
- 1 người tự bán: Bigin Free.
- 2 người, muốn lớn dần trên một nền tảng: HubSpot CRM Free, 1.000 liên hệ.
- 3 người cần tự động hoá: Zoho CRM Free.
- Cả công ty dùng chung: Bitrix24 Free, không giới hạn người dùng.
- Ít khách, cần giao diện gọn: Capsule CRM Free.
- Muốn thử CRM kèm email marketing: EngageBay Free.
- Đọc giới hạn trên trang chính thức, làm sạch dữ liệu trước khi nhập và xem lại sau 30 ngày.
Nếu muốn bắt đầu ngay với một CRM miễn phí phổ biến, bạn có thể tạo tài khoản HubSpot CRM Free và nhập thử 50 khách đầu tiên.
Minh bạch: Wunlock có thể nhận hoa hồng giới thiệu khi bạn đăng ký một số phần mềm được nhắc đến trong bài, không làm thay đổi giá bạn trả. Các đánh giá và khuyến nghị dựa trên tiêu chí độc lập của Wunlock.
